De ce agențiile guvernamentale au nevoie de AutoJ?
Ca agenție guvernamentală, procesați o cantitate substanțială de documente. Indiferent dacă este vorba de acte, procese-verbale de întâlnire, citații, informații de zonare sau autorizații de construire, examinați, aprobați și organizați o varietate de documente care trebuie să fie accesibile dumneavoastră și personalului dumneavoastră. Deoarece multe înregistrări sunt fizice, mai degrabă decât digitale, pot duce la scăderi ale productivității și la creșterea cheltuielilor, motiv pentru care platforma noastră pentru agențiile guvernamentale oferă remedii automate și rentabile.
Accelerați înregistrarea documentelor locale și judetene
În funcție de obiectivul instituției dumneavoastră, prelucrați o varietate de documente în fiecare zi, cum ar fi aplicații de construcție și permise de zonare. În unele cazuri, veți cere solicitanților să depună și să trimită un formular fizic pe care echipa dumneavoastră să îl proceseze, ceea ce poate duce la pierderea documentelor, împreună cu costul și provocarea stocării documentației fizice.
Cu soluțiile noastre de gestionare a documentelor pentru sectorul public, instituția dumneavoastră poate face documentele disponibile online cu ajutorul semnăturii digitale oferite de soluția AIDocumentManagement. Indiferent dacă alegătorii dumneavoastră sunt pe telefonul, tableta sau computerul lor, ei vor putea completa formularul desemnat și vi-l pot retrimite după bunul plac. De asemenea, platforma noastră se va asigura că, completează toate câmpurile necesare, cu validarea câmpului înainte de a încărca documentul în platformă.
Pilari digitali ai sectorului public
Accelerarea proceselor în resursele umane
Indiferent dacă angajați pers onalcu normă întreagă sau cu jumătate de normă, procesul de integrare poate solicita o cantitate substanțială din timpul echipei dumneavoastră de resurse umane, ceea ce îi poate lăsa copleșiți și lipsiți de energie atunci când vine vorba de responsabilitățile lor de zi cu zi. Situația poate provoca nemulțumiri în rândul personalului dumneavoastră actual.
Vă ajutăm echipa de resurse umane să obțină performanțe optime cu soluțiile noastre de gestionare a documentelor pentru sectorul public. Prin platforma noastră puteți aranja angajări noi pentru a revizui, semna și trimite documente de pe telefon, tabletă sau computer. Această soluție elimină, de asemenea, provocarea care vine cu scrierea de mână a informațiilor. În schimb, veți primi materiale completate în formate ușor de citit, care sunt încărcate automat în sistemul dumneavoastră.
În calitate de instituție guvernamentală, este esențial să respectați bugetul. Cu toate acestea, pentru sectorul privat și public, a devenit obișnuit ca ineficiențele și blocajele din departamentul de conturi de plată să ducă la costuri suplimentare, cum ar fi din cauza plăților întârziate. De aceea, este vital să luați în considerare beneficiile potențiale ale automatizării contabilității pentru echipa de plată a conturilor instituției dumneavoastră.
Cu AutoJ, vă simplificăm procesele de afaceri, eliminând introducerea manuală de date din ecuație și implementând un flux de lucru inteligent care examinează și direcționează facturile încărcate către partea răspunzătoare, care le poate aproba din e-mail sau se poate conecta la platforma rapid. Toate procesele de trimitere ale AutoJ depind de matricea de aprobare personalizată pentru o precizie optimă.
Automatizarea arhivării documentelor pentru documentele generate
Pentru sectorul privat și public, vă așteptați să arhivați documente după o perioadă stabilită. Cu automatizarea fluxului de lucru pentru sectorul public, echipa dumneavoastră arhivează documente mai vechi rapid și fără probleme. Dacă trebuie să accesați aceste fișiere mai târziu, le puteți accesa oricând prin AIDocumentManagement. Este un proces mult mai ușor decât căutarea prin arhive.
Îmbunătățirea gestionării documentelor publice și private
Datorită volumului de documentație care trece prin instituția dumneavoastră, este esențial să implementați o soluție organizațională care să fie fezabilă pe termen lung. De aceea, software-ul de gestionare a documentelor pentru sectorul public devine un standard, deoarece personalul dumneavoastră trebuie să protejeze orice informații sensibile furnizate prin aceste lucrări, precum și să se asigure că acestea sunt accesibile la un moment dat.
Platforma noastră pentru sectorul public răspunde fiecăreia dintre aceste nevoi. Este simplu și fără probleme pentru personalul dumneavoastră să încarce un document fizic în sistem, deoarece AIDocumentManagement include software de scanare integrat care acceptă aproape orice scaner. Digitalizând materialele dumneavoastră de pe hârtie, eliminați și riscul de pierdere a documentelor și sprijiniți înființarea unui singur loc de stocare pentru un acces mult mai rapid.